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REUNIÕES PRODUTIVAS? VEJA 6 DICAS PARA SER PRODUTIVO NA SUA EMPRESA/NEGÓCIO/ATIVIDADE
Publicado em 08/12/2016
Segundo pesquisa, elas são apontadas como uma das principais responsáveis por desperdício de tempo durante o expediente
Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas é encontrar formas de otimizar o tempo dos funcionários. Porém, um dos vilões da produtividade pode estar onde os gestores menos imaginam. Segundo levantamento realizado pelo site CareerBuilder, para 24% das pessoas, as reuniões estão entre os principais responsáveis pelo desperdício de tempo durante o expediente.
O estudo, divulgado em junho, ouviu 2.186 gestores e profissionais de recursos humanos, além de 3.031 trabalhadores do setor privado norte-americano. Os resultados estão em sintonia com a experiência profissional de Fernando Serra, autor de livros na área de administração. “Quando algum gestor me procura, faço um levantamento das suas perdas de tempo. Geralmente, os maiores desperdícios estão em reuniões e comunicações corporativas, como e-mail, WhatsApp”, revela.
Para evitar que reuniões sejam prejudiciais à empresa, é importante saber planejá-las e conduzi-las de maneira adequada. Confira a seguir dicas para ajudar o líder nessa tarefa.
1. Defina a pauta
É essencial que os participantes saibam com antecedência os temas que serão discutidos. Dessa forma, eles poderão se preparar adequadamente para a reunião. “Se algumas informações já tiverem sido discutidas ou divulgadas anteriormente, o líder deve levá-las ao conhecimento de todos no início da conversa, evitando que voltem a debater o que já está esclarecido”, aponta Reinaldo Polito, mestre em Ciências da Comunicação e autor de livros na área de oratória.
2. Convide as pessoas certas
Após definir a pauta, o gestor deve convocar apenas as pessoas que tenham algo a acrescentar dentro do tema a ser debatido, para não desperdiçar o tempo de funcionários que poderiam estar produzindo. “Pode parecer óbvio, mas este é um dos erros mais comuns. Participantes excessivos tiram o foco do debate e diminuem a efetividade da reunião”, explica Fernando Serra.
3. Estimule a participação de todos
Algumas pessoas se sentem intimidadas durante a reunião e tendem a se manter caladas. Cabe ao líder observar isso e motivá-las a participar de maneira mais intensa. Já outras tendem a monopolizar o debate, e o gestor pode conversar com elas para que se atenham apenas aos temas ligados à sua área.
“Se alguém foi convidado para uma reunião, é importante que participe com perguntas ou sugestões. Uma forma de incluí-lo na conversa é fazer uma pergunta relacionada diretamente à sua área de atuação. Já os que monopolizam a conversa devem ser interrompidos, caso atrapalhem a dinâmica da reunião”, revela Polito.
4. Controle os horários
Para que a reunião seja produtiva e não atrapalhe o fluxo de trabalho da empresa, é importante que ela comece e acabe nos horários pré-determinados. “Já conheci gestores de multinacionais que tinham de 4 a 6 horas de reunião por dia. Não sobrava tempo para fazer mais nada. Uma estratégia para impedir que o encontro se estenda demais é marcá-lo para a hora do almoço ou para o fim do expediente”, ensina Serra.
5. Mantenha o foco
Conversas paralelas ou assuntos que não tenham ligação com o que foi determinado na pauta podem desestimular os participantes e tornar a reunião improdutiva. “Caso alguém comece a tratar de temas que estejam foram do escopo da reunião, cabe ao líder reconduzir a conversa para o curso desejado. O ideal é esgotar cada tópico antes de passar para o seguinte, evitando que as ideias dispersem. Isso é ainda mais importante no caso de reuniões remotas”, afirma Polito.
6. Dê feedback
Por fim, para que o encontro resulte em frutos, deve-se sempre fazer uma ata e atribuir responsabilidades a partir do que foi discutido. “A reunião é uma oportunidade para garantir o desempenho adequado da empresa. Assim, ela só faz sentido se resultar em encaminhamentos para a ação. No próximo encontro, o gestor deve avaliar como cada participante se saiu com as tarefas distribuídas”, finaliza Serra.
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